每月支付999元,就能临时“拥有”一间月租约4万元的办公室

气派的办公场所、“有面儿”的通信地址、专业的前台接待员……带个U盘就能来上班

办公室也有“虚拟”的

河南商报记者李肖肖宋晓珊

郑州黄金地段、豪华高端的会议厅、100多平方米的办公室,专人转接电话、收发信件……想要“拥有”这样的服务,每月最低只需花上999元。而在同地段,一间类似的办公室,正常月租要4万元左右。

听上去有些不可思议,但“虚拟办公室”服务真的可以做到。挑战传统办公理念的“虚拟写字楼”已经受到不少创业者追捧,但因为打着政策“擦边球”,也让一些人心存顾虑。

现象

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“虚拟办公室”在郑州兴起

付一笔相对便宜的租金,即可在郑州CBD中心商业区五星级写字楼临时“拥有”一个装修高档的办公场所,不需缴纳水电费,还能有优雅的前台接待员、“气派”的通信地址、专业的电话转接,公司形象将得到提升,也为自己节约了一笔不小的开销——在北京、上海、广州风靡已久的“虚拟办公室”,如今也在郑州出现。

“我们发现有许多刚创业的小型企业,或者是经常出差、需要临时办公的企业,在租赁办公室时,要么价格高昂,要么是办公环境很差,拿不出手。”在CBD一家写字楼,负责开展“虚拟办公室”业务的王经理说,他所在的公司,在该黄金地段拥有一整层楼,如今,这个楼层被他们用于开展“虚拟办公室”业务。

“虚拟办公室”由美国捷迪广告公司率先发起,该公司撤销了包括行政总监在内的所有办公室,职员在必要到公共办公室办公时,再分配电话、电脑并给每个人指定工作场地。

对很多公司来说,“虚拟化”背后的商业动机十分明确:要减少办公用房开支、提高生产率、改善接待顾客的环境。当技术的发展使信息能通过笔记本电脑、传真机和电话线快速传送的时候,“虚拟办公室”就应运而生了。

而北京、上海、广州、重庆等地,这项业务风生水起,一些外企经常选择这种“虚拟办公”的模式。

探访

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全套办公服务,最低月租仅999元

王经理说,目前他们拥有行政办公室、会议厅、总裁办公室等,其余的展厅、会议室,均可按照客户需要,随时布置使用。

在该楼层,记者发现,办公设施先进,电脑、打印机等一应俱全,会客室有沙发、茶几等,总裁办公室窗明几净,看上去豪华气派。

王经理说,他们这里推出的最便宜的“虚拟套餐”,月租999元,可以把公司地址印在名片、信笺、邮件以及宣传册上,公司有专人负责接收和转发邮件、传真、快递包裹,会客室免费使用(包含网络、电费、物业费空调等),并提供全套前台引导和接待服务。“你只需要带个U盘,就可以来办公了。”

不过,因为是“虚拟”,实际使用起来,情况就不一样了。

在999元的“虚拟套餐”里,只包含4个小时的办公室使用时间。此外,该公司还推出有1699元、2399元和2999元等不同的套餐,这些套餐的差别也就是对办公室、会议室和总裁办公室等办公场所的使用时间不同,月租2999元的,每月有5天的行政办公位使用权。

对于需要长时间使用办公室的,还可以按小时计费。只要办理套餐成为会员,一天缴纳的费用是360元,如果是按照小时算,每小时120元。

期望

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加强监管,可解中小企业办公用房之困

侯先生是郑州一家物流公司的老板,因为谈项目需要,为了让公司看起来更有实力,他曾在CBD租过办公室,仅租赁费和人工费,再加上装修、办公设备的投入,达到数万元,因为投入太多,最后只能放弃。

如果郑州的虚拟写字楼真的能够提供相关服务,他还是很愿意尝试的。他说,许多人认为,电话秘书及客服人员,只是接听电话。其实这是一个非常重要的环节,是企业的窗口及形象。与客户进行良好沟通,并非常礼貌专业地解答问题,当解答或处理不了,再将电话转接给相关人员。

另外,错失潜在客户的一个电话可能损失的代价非常昂贵。如果客户看到名片上只有一个邮政信箱或电话就会对对方产生不信任感,不利于业务的开展。

侯先生认为,如果能够低价租到一间办公室,并有高素质团队打造良好公司形象,肯定谁都愿意去尝试。这样能以最低成本注册公司实时开业,也可以让公司腾出更多的时间和精力处理其核心业务,可以快速抓住新的市场机会,对于缺乏资金的中小企业主而言,不失为一种福音。至于可能存在的风险,只要能加强监督,应该能尽量避免。

1.会不会有“皮包公司”借此充门面

如果几家企业合用办公室或者会议室,会不会有时间上的冲突?

对此,王经理说,他们会事先电话联系,妥善安排好,不会出现这种状况。

王经理介绍,目前主要向客户提供办公室出租、会议室出租等业务,目标客户主要是初创业的企业、外地公司驻郑州办事处以及需要短租的公司,或者人员需要经常出差的企业,而这些企业几乎都是以金融服务、文化创意、IT、教育培训、企业咨询等“轻公司”类型为主。“办公室本来就用得不多,这样就不用再另外雇用前台、清洁工、相关的打杂员工,可节省一大笔资金。”

那会不会有一些“皮包公司”,借此充门面?

王经理说,他们在和客户签约时,会详细验看对方的证件和营业执照等,确保对方是正规企业。但因为这里只提供“虚拟办公”,来租赁的公司无法以这个地址在工商部门注册,只能把地址打印在名片上。

2.“同租”企业违规会不会受到连累

郑州市民江先生,在二七广场德化街租了一间30多平方米的办公室。因为是商住两用楼,他一个月的租金在5000元左右,不仅要自己购买办公用品,还要招负责接电话、处理邮件等工作的相关人员,每月支出至少上万元。而江先生由于是做企业咨询管理类的工作,经常出差,一个月有20多天不在郑州。

江先生认为,这种模式对于他的公司很适合,他倒是非常愿意租下来,一个月节约下来的钱可不少,但他又担心营业执照上的地址变更问题,而且害怕一旦有客户发觉,或者其他承租企业有什么违规行为,会连带影响他的信誉。

据了解,目前在经三路北环、国贸360等一些商住楼上,也有一些办公室打着“虚拟写字楼”的名义,但实际上更多的是合租的形式,即一个公司的员工因为要经常出差,每周顶多去一次,到了就是开会,办公室长时间没人,就找一些同行合租,多以资讯、传媒等为主。但这样的合租形式,两家尚能和平共处,如果超过三家,就容易在时间上、使用办公室上出现冲突。